Dienstverlening

Bestuur en management zijn "in control". De procesbeheersing is op orde, waardoor er vanaf 2021 een "in control statement" bij de jaarrekening kan worden afgegeven.

De gehele Verbijzonderde Interne Controle (VIC-functie) wordt in samenwerking met gemeenten Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland, Westerveld en Meppel (SSZWM) uitgevoerd.

In 2019 heeft de samenwerking het volgende opgeleverd: 1. Vaststelling bemensing vanuit de samenwerkende gemeenten met daaraan gekoppeld een passend functiehuis. 2. Formaliseren van afspraken tot samenwerking en de praktische invulling geven aan de gemaakte afspraken. 3. Gezamenlijk IC-plan opstellen (vaststelling ervan nog afzonderlijk per gemeente) met daarbij een gemeente specifieke                         risicoanalyse en uitvoeringsplan. 4. Verdeling belangrijke processen (risico hoog of middel geschat vanuit de omvang in euro’s of risico’s) over de samenwerkende gemeenten en een gezamenlijke uitwerking van processen die qua omvang of risico op middel dan wel laag zijn gekwalificeerd. Aanvankelijk deed ook de gemeente Staphorst mee. Deze gemeente heeft zich in 2019 teruggetrokken uit de samenwerking, omdat men (ook ten aanzien van de interne controle) een ander, eigen, organisatie-ontwikkelingstraject voor ogen heeft. Meer informatie over de Verbijzonderde Interne Controle is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering.

De ontvanger vindt onze communicatie eenvoudig, begrijpelijk en betrouwbaar.

Nieuwe medewerkers krijgen een schrijftraining op B1-niveau. De rest van de organisatie volgt een jaarlijkse opfriscursus.

In samenwerking met Stichting Lezen en Schrijven maken we onze communicatie ook toegankelijk voor laaggeletterden.

We verbeteren de communicatievaardigheden van alle medewerkers.

We maken meetbaar of onze communicatie eenvoudig, begrijpelijk en betrouwbaar is.

Ter voorbereiding op de nieuwe website hebben we via een enquête  verbeterpunten in de digitale communicatie uitgevraagd. De reacties hebben we meegenomen in de vormgeving en content van de website. Daarnaast is er op de website een feedbackknop waarmee inwoners verbeterpunten voor de website kunnen doorgeven.

We verbreden de realtime webcare en gaan per (actueel) onderwerp ook actief op zoek naar inzichten en gevoelens die leven bij de Zwartewaterlanders.

We introduceren een interactief Persoonlijk Internet Portaal.

Afgerond in 2018

Van de wekelijkse openbare besluitenlijst van het college van B&W wordt een publieksvriendelijke versie gemaakt en verspreid. Hierin worden de achtergronden en strekking van de besluiten in eenvoudige taal toegelicht.

We passen de communicatiemiddelen aan op B1-niveau. Dit wil zeggen dat 80% van de bevolking onze communicatie begrijpt.

De spelregels rond burgerparticipatie maken vast onderdeel uit van beleids- en besluitvormingsprocessen. We voorzien medewerkers van de gereedschappen om daar handen en voeten aan te geven.

Er is sprake van meer vertrouwen in de samenleving en als gevolg daarvan minder regels.

De geldende algemeen verbindende voorschriften worden geïnventariseerd en beoordeeld op overbodigheid.

Omdat wij uitgaan van meer vertrouwen in de samenleving is kritisch gekeken naar onze regelgeving. Om overbodige regels te voorkomen is beoordeeld of de algemeen verbindende voorschriften nog actueel zijn. Dit heeft geresulteerd in een collegevoorstel (28 januari 2020) en raadsvoorstel (12 maart 2020) om overbodige regels te schrappen. Bij het actualiseren van bestaande regelingen is daarnaast gekeken of (een deel van de) regels geschrapt konden worden. Zo is een aantal regels uit de Algemene plaatselijke verordening geschrapt en is een veelheid aan regels in het sociaal domein samengevoegd tot één verordening sociaal domein.

Intern zijn we ons bewust van de (beleids)terreinen waarop mogelijk georganiseerde criminaliteit actief is en waarbij we een verhoogd risico lopen op ondermijning van het lokale gezag.

In samenwerking met het Regionaal Informatie- en Expertisecentrum en de politie rollen we het plan van aanpak ondermijning binnen de organisatie uit en stellen we een ondermijningsbeeld op.

In 2019 heeft ten behoeve van het ondermijningsbeeld voor onze gemeente een integrale sessie binnen de organisatie plaatsgevonden. Deze sessie had tot doel medewerkers bewust te maken en signalen (onderbuikgevoelens) op te halen. Ook tijdens reguliere teamoverleggen is het thema belicht. De input van de integrale sessie en vanuit de overleggen verwerkt het Regionaal Informatie en Expertise Centrum in een ondermijningsbeeld. Het ondermijningsbeeld bieden we in het eerste kwartaal van 2020 aan gemeente Zwartewaterland aan.

Lokaal is invulling gegeven aan de landelijke digitale agenda (DA2020) van de VNG. Het gaat hierbij om openheid & transparantie, één efficiënte overheid en digitaal werken.

We bepalen de opgaven waarop we lokaal tot een passende invulling komen van de landelijke digitale ambities DA2020 inclusief prioriteitsstelling en zetten hierop in. (Zie voor verdere uitwerking de paragraaf bedrijfsvoering).

Deze activiteit verloopt conform planning. Uitgebreide toelichting en verantwoording over digitalisering en DA2020 is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering

We handelen conform de AVG.

We integreren een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens conform de AVG in de werkprocessen, bij informatie-uitwisseling met samenwerkingspartners, in onze houding en in ons gedrag.

Rekening houdend met de AVG kijken we op welke wijze we tegemoet kunnen komen aan de informatiebehoefte van onder andere de media.

Verloopt conform planning.

We handelen zoveel mogelijk juridische zaken via mediation af.

Jaarlijks geven wij de raad inzicht in aantallen potentiële geschillen die via mediation worden opgelost.

Bij zaken uit het Sociaal Domein passen we mediation standaard toe. Bij de overige juridische zaken kijken we altijd of we het toepasbaar is. Bij gebonden beschikkingen heeft het bestuursorgaan niet veel of geen beleidsruimte. We kunnen dan mediation niet altijd toepassen.